XPS (XML Paper Specification - XML Kağıt Belirtimi), pdf uzantılı dosyalara alternatif olarak hazırlanmış, .xps biçiminde kaydedilmiş bir dosya biçimidir. XPS olarak kaydedilen bir dosya, XPS viewer (XPS görüntüleyici) yüklü herhangi bir bilgisayarda açılabilir. .NET Framework 3.0’ın haricinde XPS formatındaki dosyaları görüntülemek için XPS viewer'ın; oluşturmak için ise "XPS Essentials Pack"’in bilgisayarda yüklü olması gerekir. Kullanılan işletim sistemi Windows Vista ise tüm bunlar kurulu olarak gelmektedir. Bu yüzden, Windows Vista işletim sisteminde XPS dosyasının görüntülenebilmesi için yapılması gereken tek şey dosyanın üzerine gelip çift tıklamaktır. Diğer işletim sistemlerinde ise XPS viewer'ın yüklenmesi gerekir.Microsoft Office programıyla XPS dosyası oluşturmak mümkündür; ancak bu dosya türü
yalnızca XPS viewer kullanılarak görüntülenebilir. XPS viewer, İnternet Explorer ile birlikte
çalışmaktadır. Bir XPS dosyası açıldığında, görüntüleyici XPS dosyasını İnternet Explorer
penceresinde otomatik olarak açmaktadır. Bir tanesi XPS belgesinin yukarısında ve diğeri
aşağısında olmak üzere iki ek araç çubuğu görülmektedir. Her araç çubuğu, aşağıdakileri de
içerecek şekilde XPS dosyalarını görüntüleme ve yönetme seçenekleri sağlar:
- XPS dosyasının bir kopyasını bilgisayara kaydetme,
- Salt okunur XPS dosyasında bir sözcük veya tümcecik bulma,
- Sayfa numarası yazılarak veya dosyanın sayfalarında ileri geri gezilerek belirli bir
sayfaya gitme, - Metin ve resimlerin daha rahat okunabilmesini sağlamak için yakınlaştırma veya
uzaklaştırma, - Aynı anda bir ya da daha fazla sayfa görüntüleme,
- XPS dosyasını dijital olarak imzalama,
- Dosya izinlerini uygulayarak belgeye erişebilecek kişileri ve ne kadar süreyle
erişebileceklerini belirleme.
XPS dosyası oluşturmak için şu adımlar izlenmelidir:
- Microsoft Office Word belgesi açılır ve belgeye istenilen bilgiler eklendikten sonra sol taraftaki Save As (Farklı Kaydet) sekmesine gelinir ve PDF or XPS tıklanır.
- Save as type (Farklı Kaydet) tıklanarak XPS Document seçilir ve Publish (Yayımla) tıklanır.
- Bu işlemler sonucunda dosya, Internet Explorer ile otomatik olarak yerelde yayımlanır ve XPS formatında kaydedilmiş olur.Kaydedilmiş olan XPS dosyasına çift tıklanıldığında XPS viewer ile dosya görüntülenebilir. Save A Copy (Bir Kopya Kaydet) seçeneği ile dosya kopyalanabilir, Permissions (İzinler) seçeneği ile dosya izinleri ayarlanabilir ve Digital Signatures (Dijital İmzalar) ile elektronik olarak dosya imzalanabilir.
Avantajları
- Dosya sahibinin dosyayı kimlerin açabileceğini denetleyebilmesi için Bilgi Hakları Yönetimi sağlar.
- Yüksek kalitede yazdırılabilir belgeler sağlar.
- Görüntülenen metin için alternatif metin içerir.
- Dosya ile ilgili meta verileri korur.